Перейти к содержимому страницы.

Отдел "секретариат наблюдательного совета"

Секретариат наблюдательного совета (далее – СНС) создан приказом Ректора Университета ИТМО от 21.03.2019 № 230-од.

СНС реализует следующие задачи:

  • организация и проведение заседаний и заочных голосований членов наблюдательного совета Университета (далее  – Совета);
  • составление графика проведения заседаний Совета для утверждения его членами Совета и следование утвержденному графику;
  • ведение информационной страницы о Совете на портале www.ifmo.ru;
  • размещение копий протоколов заседаний  и заочных голосований Совета в информационно-аналитической системе мониторинга Министерства науки и высшего образования Российской Федерации;
  • учет и контроль исполнения поручений и иных обязательных и рекомендательных решений Совета;
  • мониторинг полноты и правильности количественного и персонального состава Совета;
  • информирование и отчетность о работе Совета.

Для выполнения задач СНС осуществляет следующие функции:

  • координация и контроль своевременной и качественной подготовки информационных материалов к заседаниям и заочным голосованиям Совета;
  • обеспечение членов Совета информацией и материалами согласно повестке заседания;
  • созыв (в т.ч. извещение о дате, времени, месте, повестке заседаний или заочных голосований Совета, рассылка материалов для рассмотрения, бюллетеней для голосования);
  • подготовка помещений для проведения заседаний;
  • организация видеоконференцсвязи с членами Совета, участвующими в заседаниях удаленно;
  • организация транспортной логистики по своевременной доставке иногородних членов Совета к месту (от места) проведения заседаний;
  • организация учета явки и голосования членов Совета;
  • ведение протоколов заседаний и иной документации Совета;
  • разработка, согласование, изготовление, учет, обработка, хранение и передача в соответствующие архивы информации по вопросам, отнесенным к компетенции СНС; удостоверение (заверение), выдача уполномоченным лицам документов и материалов Совета (в т.ч. копий протоколов и выписок из них) в необходимых случаях - также обеспечение аудиофиксации хода и результатов заседаний и т.п.).